Praca grupowa jest konieczna w firmach szczególnie przy realizacji wszelkiego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań za pomocą poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero z użyciem nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w efekcie zrealizować założenia projektu terminowo. Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przemyśleć swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje ściśle określone uprawnienia i przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma również możliwość generowania raportów określających zaawansowanie prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności poszczególnych osób . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.